Datenschutzerklärung

1Verantwortlicher

Sofern Sie mit der Indicium Technologies GmbH einen Vertrag geschlossen oder dieser Gesellschaft Ihre Einwilligung erteilt haben, ist datenschutzrechtlich Verantwortliche die

Indicium Technologies GmbH
Große Johannisstraße 7
D-20457 Hamburg

Kontakt: 040 / 5936173019

In allen übrigen Fällen, in denen Sie Leistungen der Indicium-Gruppe unmittelbar und nicht über Ihren Arbeitgeber oder Auftraggeber in Anspruch nehmen, insbesondere bei der allgemeinen Nutzung der Website www.indicium.ag, ist datenschutzrechtlich Verantwortliche die

Indicium Technologies AG
Rothusstraße 21
CH-6331 Hünenberg

(nachfolgend beide „Indicium“).

Wir betreiben zudem die Software Indicium Digital Analyst (IDA) („Software“) im Auftrag von Unternehmen, die die Funktionalitäten der Software zur Durchführung von Background-Checks nutzen. Wenn Sie die Software als Mitarbeiterin/Mitarbeiter oder Auftragnehmerin/Auftragnehmer eines solchen Unternehmens nutzen, ist Ihr Arbeitgeber bzw. Auftraggeber datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Bitte informieren Sie sich in diesem Fall über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Ihren Arbeitgeber bzw. Auftraggeber.

2Datenschutz-Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte erreichen Sie uns unter: datenschutz@indicium.ag.

3Betroffenenrechte

Als von der Datenverarbeitung durch Indicium betroffene Person stehen Ihnen nach Maßgabe der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• das Recht auf Bestätigung, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten (Art. 15 DSGVO),
• das Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten und auf eine Kopie dieser Daten (Art. 15 DSGVO),
• das Recht auf Berichtigung, sofern Ihre personenbezogenen Daten unrichtig sind (Art. 16 DSGVO),
• das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO),
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 18 DSGVO),
• das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Im Falle der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO können Sie der betreffenden Verarbeitung zudem unter den Voraussetzungen des Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ihnen steht ferner das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Bei Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz bei Indicium sowie zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutz-Kontakt (datenschutz@indicium.ag) wenden.

4Speicherdauer und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald ihre Verarbeitung für die in dieser Datenschutzerklärung erläuterten Zwecke nicht mehr erforderlich ist; sofern im Falle Ihres Widerspruchs keine überwiegenden berechtigten Gründe für eine Weiterverarbeitung auf Seiten von Indicium bestehen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO) oder im Falle eines Widerrufs Ihrer Einwilligung keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.

Sofern und solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen, schränken wir die Verarbeitung Ihrer Daten auf diesen Archivierungszweck ein (sog. Sperrung) und löschen Ihre Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Typische Aufbewahrungsfristen nach deutschem Handels- und Steuerrecht betragen sechs Jahre zum Jahresende für Geschäftsbriefe (einschließlich E-Mails) und zehn Jahre zum Jahresende für buchhaltungsrelevante Daten.

5Empfänger personenbezogener Daten

Wir können Ihre personenbezogenen Daten zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken an Dienstleister übermitteln, die wir auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO) mit bestimmten, zweckgebundenen Datenverarbeitungen beauftragen (z. B. Hosting, IT-Support).

6Datenübermittlung in Drittländer

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger in Ländern außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, insbesondere in die Schweiz und in die USA. Für die Schweiz und die USA (EU-US Data Privacy Framework (DPF)) liegen Angemessenheitsbeschlüsse vor (Art. 45 DSGVO). Liegt kein Angemessenheitsbeschluss vor oder greift ein solcher nicht (in den USA etwa mangels Zertifizierung des Datenimporteurs), vereinbaren wir mit dem Empfänger im Drittland die EU-Standardvertragsklauseln (SCC) und, soweit erforderlich, zusätzliche Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzniveaus.

7Datenverarbeitung bei der allgemeinen Nutzung unserer Website

Wenn Sie die Website von Indicium aufrufen, erheben und verarbeiten wir Internetverbindungsdaten (dazu a.) sowie bestimmte im Browser Ihres Endgeräts gespeicherte Telemedien- und Nutzungsdaten (dazu b.).

a. Internetverbindungsdaten

Beim Aufruf der Indicium-Websites verarbeiten wir die von Ihrem Browser automatisch an unseren Server übermittelten Internetverbindungsdaten. Dazu gehören Ihre IP-Adresse und weitere Nutzungsdaten (z. B. Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name der aufgerufenen Seite, übertragene Datenmenge und der anfragende Provider). Wir benötigen diese Informationen, um Ihnen die Nutzung unserer Website zu ermöglichen, etwa indem die Website an die technischen Anforderungen Ihres Endgeräts angepasst wird.

Auch diese Internetverbindungsdaten können personenbezogene Daten darstellen. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Nutzbarkeit unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unsere Website wird bei der Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet. Vercel verarbeitet die vorgenannten Internetverbindungsdaten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO); eine Verarbeitung in den USA wird gemäß Ziffer 6 abgesichert.

b. Cookies

Auf der Indicium-Website setzen wir Cookies ein. Cookies sind Textdateien, die der Browser auf Ihrem Endgerät speichert. In diesen Dateien können nutzerbezogene pseudonyme Daten gespeichert werden. Diese Daten können anschließend wieder ausgelesen werden. In bestimmten Fällen werden Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder es wird auf bereits dort gespeicherte Informationen zugegriffen. Diese sind zwingend erforderlich, damit wir Ihnen die Software auf unserer Website zur Nutzung bereitstellen können („notwendige Cookies“).

In diesen Fällen erfolgt der Zugriff auf Ihr Endgerät im Anwendungsbereich des deutschen TDDDG auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit diese Informationen einen Personenbezug aufweisen und von uns in unseren IT-Systemen weiterverarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung unserer Website und der Gewährleistung der Datensicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sind Sie bereits auf einer unserer Websites registriert und dient die Datenverarbeitung der Vertragserfüllung, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Darüber hinaus setzen wir – sofern Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben – Cookies und Tracking-Technologien zu Analyse- und Marketingzwecken ein (z. B. zur Erfolgsmessung von Anzeigen oder zur technischen Einbindung über den Google Tag Manager). In diesen Fällen werden Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG verarbeitet. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in den Cookie-Einstellungen widerrufen.

Einsatz des Meta-Pixels

Sofern Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, setzen wir auf unserer Website das Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland („Meta“) ein. Das Meta-Pixel ermöglicht es uns, die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen zu messen und Besuchern unserer Website interessenbezogene Werbung auf Meta-Plattformen (Facebook, Instagram) anzuzeigen. Dabei können Daten (u. a. IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Ereignisdaten) an Meta übermittelt und auch an die Meta Platforms, Inc. in den USA weitergegeben werden; Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (vgl. Ziffer 6).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in den Cookie-Einstellungen widerrufen.

Einsatz von HubSpot

Wir nutzen HubSpot, einen Dienst der HubSpot Ireland Ltd., 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland, für unser Kundenbeziehungsmanagement (CRM), die Online-Terminbuchung sowie – sofern Sie eingewilligt haben – für die Analyse der Website-Nutzung. Die Verarbeitung erfolgt im EU-Rechenzentrum von HubSpot; eine Übermittlung an die HubSpot, Inc. in den USA kann nicht ausgeschlossen werden (Absicherung gemäß Ziffer 6).

Rechtsgrundlage ist für das Website-Tracking Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), für die Terminbuchung die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zweck und Speicherdauer der eingesetzten Cookies können Sie jederzeit in den Cookie-Einstellungen einsehen; dort können Sie erteilte Einwilligungen auch widerrufen.

8„Selbsttest“ der Software Indicium Digital Analyst (IDA)

Als Nutzerin/Nutzer können Sie die Software Indicium Digital Analyst (IDA) („Software“) im Rahmen eines „Self-Checks“ zu gewerblichen Zwecken mit Ihren eigenen Daten testen. Die Software ist ein Open-Source-Intelligence-Tool (OSINT). Sie dient der Durchführung von Background-Checks über die Nutzerin/den Nutzer. Hierzu geben Sie Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum und gegebenenfalls weitere Daten aus Ihrem Lebenslauf in die Software ein. Auf Grundlage der eingegebenen Nutzerdaten durchsucht die Software weltweit Quellen im Internet und stellt die Erkenntnisse in einem konsolidierten Bericht für Sie bereit. Zu den durchsuchten Quellen können insbesondere gehören:

• Ergebnisse einer allgemeinen Internetsuche (z. B. über Google oder Bing),
• Presseveröffentlichungen,
• Auskunfteien (z. B. LexisNexis),
• öffentliche Register (z. B. Handels- und Insolvenzregister),
• offizielle Sanktionslisten der EU, der EU-Mitgliedstaaten und von Drittstaaten (z. B. der USA),
• berufliche soziale Plattformen (z. B. LinkedIn, Xing),
• private soziale Plattformen (z. B. Facebook, Instagram).

Grundsätzlich können beim „Self-Check“ jegliche personenbezogenen Daten der Nutzerin/des Nutzers Gegenstand der Datenverarbeitung sein. Insbesondere kann nicht ausgeschlossen werden, dass besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. zu politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen oder zur Gewerkschaftszugehörigkeit) erhoben und Ihnen über den Bericht bereitgestellt werden, sofern Sie diese Informationen im Internet veröffentlicht haben.

Möchten Sie den Self-Check durchführen, müssen Sie sich registrieren. Wir erheben zunächst Ihre E-Mail-Adresse und senden Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink, den Sie anklicken müssen, um die Registrierung abzuschließen; zudem muss eine Zwei-Faktor-Authentifizierung hinterlegt werden.

Rechtsgrundlage des „Self-Checks“ ist Ihre Einwilligung als Nutzerin/Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

9Registrierung eines Nutzerkontos

Im Rahmen Ihrer Registrierung für ein Nutzerkonto erheben und verarbeiten wir, soweit erforderlich, Ihren Namen, Ihre Unternehmensangaben und E-Mail-Adresse sowie das von Ihnen selbst gewählte Passwort. Besteht ein Vertrag mit der Nutzerin/dem Nutzer, ist Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung die Anbahnung und Durchführung des mit der Nutzerin/dem Nutzer geschlossenen Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Registrieren Sie sich als Vertreterin/Vertreter, Ansprechpartnerin/Ansprechpartner oder Mitarbeiterin/Mitarbeiter eines Unternehmens, das unser Kunde oder sonstiger Geschäftspartner ist, ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung unser berechtigtes Interesse an der Anbahnung bzw. Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10Newsletter und E-Mail-Marketing

Möchten Sie unseren Newsletter erhalten und sich hierfür anmelden, erheben wir über das Anmeldeformular Ihre E-Mail-Adresse. Im Newsletter informieren wir Sie über Produkte und Leistungen der Indicium-Gruppe, insbesondere über die Software Indicium Digital Analyst (IDA).

Wir verarbeiten Ihre Daten zu diesem Zweck ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung zum Newsletter jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Einen Link zur Erklärung des Widerrufs finden Sie in jeder E-Mail. Die Kontaktdaten zur Erklärung des Widerrufs finden Sie zudem in Ziffer 1.

11Kontaktaufnahme / Kontaktformular

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z. B. über das Kontaktformular auf der Website oder per E-Mail) werden personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage und nur in dem dafür erforderlichen Umfang verarbeitet, insbesondere Name, Vorname, E-Mail, Telefonnummer, Unternehmen und Position. Rechtsgrundlage der Verarbeitung dieser Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens und der Einschätzung, ob es sich um eine geschäftliche Anfrage handelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für die technische Übermittlung der auf der Website eingebundenen Formulare nutzen wir den Dienst FormSubmit (formsubmit.co). Die von Ihnen eingegebenen Daten werden über diesen Dienst an unser E-Mail-Postfach übermittelt; eine Verarbeitung in den USA kann dabei nicht ausgeschlossen werden (Absicherung gemäß Ziffer 6).

12Keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung Ihrer Daten beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

13Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Neue gesetzliche Anforderungen, unternehmerische Entscheidungen oder technische Entwicklungen können Änderungen dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen. Die Datenschutzerklärung wird dann entsprechend angepasst. Die aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Website.