PEP-Screening ist der Prozess der Identifikation von Personen, die ein herausragendes öffentliches Amt innehaben oder innehatten, sowie deren Angehörige und engen Vertrauten. Dadurch können Finanzinstitute und andere Verpflichtete die nach dem Geldwäschegesetz geforderten verstärkten Sorgfaltspflichten anwenden.
Was ist eine PEP?
Eine politisch exponierte Person (PEP) ist eine Person, der ein herausragendes öffentliches Amt anvertraut wurde. Das Konzept stammt aus den Empfehlungen der Financial Action Task Force (FATF) und ist in den EU-Geldwäscherichtlinien sowie im nationalen Recht der DACH-Region verankert. Aufgrund ihrer Position sind PEPs einem erhöhten Risiko für Bestechung, Korruption und den Missbrauch öffentlicher Mittel ausgesetzt. Der PEP-Status ist kein Vorwurf eines Fehlverhaltens, sondern ein Risikoindikator, der zusätzliche Prüfungen auslöst.
Wer gilt als politisch exponierte Person?
Die FATF und die EU-Richtlinien definieren verschiedene Kategorien öffentlicher Funktionen, die den PEP-Status begründen. Dazu gehören typischerweise:
- Staats- und Regierungschefs, Minister und gleichrangige politische Amtsträger
- Mitglieder von Parlamenten oder ähnlichen Gesetzgebungsorganen
- Hochrangige Richter, deren Entscheidungen nicht mehr anfechtbar sind
- Botschafter und hochrangige Offiziere der Streitkräfte
- Mitglieder der Leitungsorgane von Zentralbanken und internationalen Organisationen
- Führungskräfte von staatlichen Unternehmen
Die Definition erstreckt sich auch auf Personen, die diese Funktionen nicht mehr ausüben. Nach EU-Vorschriften erlaubt der risikobasierte Ansatz, die Dauer der fortgesetzten PEP-Behandlung risikoorientiert festzulegen, wobei viele Organisationen einen Standardzeitraum von mindestens zwölf Monaten anwenden.
Was ist mit Familienangehörigen und engen Vertrauten?
Das PEP-Screening endet nicht bei der Person, die das öffentliche Amt innehat. Verpflichtete müssen auch folgende Personen identifizieren:
- Familienangehörige – Ehepartner, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern
- Enge Vertraute – Personen, die bekanntermaßen gemeinsam mit der PEP wirtschaftlich Berechtigte einer juristischen Person sind oder eine enge Geschäftsbeziehung zur PEP unterhalten
Dieser erweiterte Kreis bedeutet, dass ein Screening-Treffer auftreten kann, weil die geprüfte Person mit einer PEP verbunden ist, ohne selbst eine zu sein.
Was ist der Unterschied zwischen inländischen und ausländischen PEPs?
Die EU-Geldwäschevorschriften unterscheiden zwischen inländischen PEPs (Personen mit herausragenden Funktionen im eigenen Mitgliedsstaat) und ausländischen PEPs (Personen mit Funktionen in einem anderen Land). Ausländische PEPs werden in der Regel standardmäßig als höheres Risiko eingestuft. Bei inländischen PEPs können ebenfalls verstärkte Maßnahmen erforderlich sein, aber Institute können einen risikobasierten Ansatz anwenden und den Umfang der Sorgfaltspflichten festlegen. In der Praxis wenden viele DACH-Institute bei beiden Kategorien eine verstärkte Sorgfaltspflicht an und reservieren vereinfachte Verfahren nur für Fälle, in denen die Risikobewertung dies eindeutig rechtfertigt.
Warum ist PEP-Screening wichtig?
PEP-Screening ist eine gesetzliche Anforderung nach dem deutschen Geldwäschegesetz (GwG), dem österreichischen Geldwäschegesetz und dem Schweizer GwG sowie den zugrundeliegenden EU-Geldwäscherichtlinien. Die Nichteinhaltung bei der Identifikation einer PEP und der Anwendung der geforderten verstärkten Sorgfaltspflichten kann zu aufsichtlichen Maßnahmen, Reputationsschäden und in schweren Fällen zu Bußgeldern führen. Über die gesetzliche Verpflichtung hinaus erfüllt PEP-Screening einen praktischen Risikomanagement-Zweck. Es hilft Instituten zu beurteilen, ob das Kundenprofil, die Herkunft des Vermögens und die Herkunft der Mittel zusätzliche Prüfungen erfordern, bevor eine Geschäftsbeziehung begonnen oder fortgesetzt wird.
Wie funktioniert PEP-Screening in der Praxis?
Ein typischer PEP-Screening-Ablauf umfasst mehrere Schritte:
- Datenerfassung – Die Identifikationsdaten des Kunden (vollständiger Name, Geburtsdatum, Nationalität, Aliasnamen) werden beim Onboarding oder bei der regelmäßigen Überprüfung erfasst.
- Datenbankabgleich – Die Informationen werden mit strukturierten PEP-Datenbanken abgeglichen, die öffentlich verfügbare Daten zu Amtsinhabern weltweit bündeln.
- Trefferauswertung – Potenzielle Treffer werden geprüft, um zu bestätigen, ob es sich um die gesuchte PEP, einen Angehörigen, einen Vertrauten oder um einen Fehltreffer handelt.
- Risikobewertung – Wird der PEP-Status bestätigt, führt das Institut eine verstärkte Sorgfaltspflicht durch, einschließlich der Klärung der Vermögensherkunft und der Mittel sowie der Freigabe durch die Führungsebene.
- Fortlaufende Überwachung – Der PEP-Status ist nicht statisch. Regelmäßige Neuprüfungen und kontinuierliches Monitoring von Negativmeldungen helfen, Veränderungen im Risikoprofil des Kunden zu erkennen.
Was sind die typischen Herausforderungen?
Der namensbasierte Abgleich ist fehleranfällig. Häufige Namen, Transliterationsunterschiede und unvollständige Geburtsdaten führen zu Fehltreffern. Umgekehrt können Treffer übersehen werden, wenn Datenbanken veraltet sind oder eine Funktion nicht breit gemeldet wurde. Eine weitere Herausforderung ist der Anwendungsbereich. Die Beurteilung, ob ein leitender Angestellter eines staatlichen Unternehmens qualifiziert oder ob ein ehemaliger Amtsinhaber Jahre nach seinem Ausscheiden noch als PEP zu behandeln ist, erfordert fachliches Urteilsvermögen statt einer reinen automatisierten Regelabfrage. Hier setzt die manuelle Prüfung an. Ein geschulter Analyst kann Kontexte bewerten, Quellenmaterial prüfen und die Entscheidungsgründe nachvollziehbar dokumentieren.
Wie sollte PEP-Screening dokumentiert werden?
Aufsichtsbehörden erwarten von Verpflichteten, dass sie ihren Screening-Prozess dokumentieren, einschließlich der konsultierten Datenquellen, der identifizierten Treffer, der Bewertung jedes Treffers und der angewendeten verstärkten Sorgfaltspflichten. Die Dokumentation muss ausreichen, um nachzuweisen, dass das Institut angemessene Schritte zur Identifikation des PEP-Status und zum Umgang mit dem assoziierten Risiko ergriffen hat.
Was bietet die Indicium Technologies AG?
Indicium Technologies AG bietet PEP-Screening im Rahmen ihrer Due-Diligence-Dienstleistungen für Banken, Versicherer, PE/VC-Gesellschaften, Personalberatungen, KRITIS-Betreiber und Family Offices in der DACH-Region an. Unser Prozess kombiniert strukturierte Datenbankabgleiche mit einer abschließenden manuellen Prüfung durch geschulte Analysten. Dies unterstützt Mandanten bei der Bestätigung des PEP-Status, der Bewertung verbundener Risiken und der Dokumentation ihrer Entscheidungen.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.