BaFin Fit-and-Proper 2026: Was Finanzinstitute jetzt tun müssen
Ab Januar 2026 verschärft die BaFin ihre Fit-and-Proper-Anforderungen. Für Banken, Versicherer, FinTechs und Asset Manager heißt das: Mehr Prüftiefe, mehr Dokumentation, höhere persönliche Haftung der Geschäftsführung.
Was ist Fit-and-Proper?
Die Fit-and-Proper-Prüfung ist eine Zuverlässigkeits- und Eignungsprüfung für Personen in Schlüsselfunktionen von Finanzinstituten. Rechtsgrundlage:
§ 25c KWG (Kreditwesengesetz) — für Geschäftsleiter und Aufsichtsräte
§ 25h KWG — Kontinuierliches Monitoring von Mitarbeitern in sensiblen Positionen
BaFin Merkblatt zu Geschäftsleitern — Detaillierte Anforderungen an Qualifikation und Zuverlässigkeit
MaComp AT 7.2 & AT 9 — Outsourcing- und Ressourcen-Anforderungen
Was ändert sich 2026?
Die Verschärfung bringt drei zentrale Neuerungen:
Erweiterte Prüftiefe — nicht mehr nur Geschäftsleiter, sondern auch Compliance-Officer, Geldwäsche-Beauftragte und weitere Schlüsselrollen
Laufende Überwachung — einmalige Prüfung reicht nicht. Sanktionslisten-Abgleich mindestens wöchentlich, PEP-Status laufend
Persönliche Haftung — Geschäftsleiter haften persönlich bei mangelhafter Prüfung. Das gilt auch rückwirkend bei Personen, die vor Januar 2026 eingestellt wurden
Wer ist betroffen?
Banken und Sparkassen
Versicherungen und Rückversicherer
Kapitalverwaltungsgesellschaften
Zahlungsdienstleister und E-Geld-Institute
FinTechs mit BaFin-Lizenz (KWG-Institute, BaFin-erlaubte Dienstleister)
Finanzanlagenvermittler nach § 34f GewO (mit Einschränkungen)
Welche Prüfungen sind erforderlich?
Vor Einstellung (Pre-Employment):
Identitätsverifizierung nach GwG § 12
Qualifikations- und Zeugnisprüfung
Strafregisterauszug / erweitertes Führungszeugnis
Sanktionslisten-Screening (EU, UN, OFAC)
PEP-Prüfung nach GwG § 1 Abs. 12
Adverse Media Screening (Reputationsrisiken)
Referenzprüfung bei vorherigen Arbeitgebern
Laufend (Post-Hire):
Kontinuierlicher Sanktionslisten-Abgleich (mindestens wöchentlich)
Laufender PEP-Status
Adverse Media Monitoring
Jährliche Aktualisierung der Fit-and-Proper-Dokumentation
Dokumentationspflichten
BaFin prüft die Einhaltung durch anlassbezogene und stichprobenartige Audits. Jede Prüfung muss enthalten:
Ergebnisse aller durchgeführten Checks
Zeitstempel und Quellen
Dokumentierte Einwilligung des Kandidaten
Bewertung der Ergebnisse durch das Institut
Getroffene Maßnahmen (Einstellung, Ablehnung, Auflagen)
Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 5 Jahre.
Häufigster Fehler: Punktuelle statt laufende Prüfung
Viele Institute prüfen Mitarbeiter einmalig bei Einstellung — danach nie wieder. Das reicht ab 2026 nicht mehr. Besonders kritisch: PEP-Status und Sanktionslisten-Treffer können sich ändern (Mitarbeiter wird plötzlich politisch aktiv, Sanktionen werden erweitert). Ohne laufendes Monitoring sind Institute schutzlos.
Fit-and-Proper in der Schweiz, Österreich und EU-weit
BaFin Fit-and-Proper ist die deutsche Umsetzung eines europäischen Prinzips. Die regulatorischen Pendants:
Schweiz — FINMA Gewährspersonenprüfung
Die FINMA prüft im Bewilligungsverfahren für Banken, Effektenhändler, Versicherer und Finanzintermediäre die „Gewähr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit" (Art. 3 BankG, Art. 14 VAG, Art. 11 FinIG). Geprüft werden Vorstand, Verwaltungsrat und Mitglieder der Geschäftsleitung. Die Anforderungen sind vergleichbar mit § 25c KWG — unterschiedlich sind Verfahren und Dokumentation. Eine abgelehnte Gewährspersonenprüfung kann zum Entzug der Bewilligung führen.
Österreich — FMA + BWG
Die Finanzmarktaufsicht (FMA) führt Fit-and-Proper-Prüfungen nach Bankwesengesetz (BWG), Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) und Wertpapieraufsichtsgesetz (WAG) durch. Die Anforderungen sind an CRD und EBA-Guidelines ausgerichtet. Besonderheit: Geschäftsleiter müssen bei FMA-Wechsel erneut geprüft werden — nicht nur bei Erstbestellung.
EU-weit — EBA-ESMA Joint Guidelines + CRD VI
Die EBA-ESMA Joint Guidelines on Suitability 2024 harmonisieren Fit-and-Proper EU-weit. Mit CRD VI werden ab 2026 zusätzliche Rollen in den Prüfscope aufgenommen: CFO, Chief Risk Officer, Chief Compliance Officer, Heads of Control Functions. Für multinational tätige Banken heißt das: eine einheitliche Prüf-Architektur muss EU-weit funktionieren.
Was kostet ein BaFin-Prüfungsausfall?
Die BaFin verhängt bei Compliance-Mängeln Bußgelder bis 10 Mio. € oder 5 % des Jahresumsatzes, je nachdem was höher ist. Dazu kommen Reputationsschäden, wenn die Prüfung öffentlich wird.
Was jetzt konkret zu tun ist
Bestandsaufnahme: Welche Rollen erfordern Fit-and-Proper-Prüfung? Welche Checks laufen aktuell?
Gap-Analyse: Wo fehlt laufendes Monitoring? Wo ist die Dokumentation unvollständig?
Prozess-Update: Einwilligung, Prüfung, Monitoring, Dokumentation als klarer Workflow
Automatisierung prüfen: Manuelle Prüfung ist ab 50+ Rollen nicht mehr skalierbar
Wie Indicium BaFin-Compliance abbildet
Indicium ist für regulierte Industrien konzipiert:
Alle Pre-Employment-Checks nach § 25c KWG in einem Workflow
Laufendes Sanktionslisten- und PEP-Monitoring
BaFin-prüfungsfähige Dokumentation (Audit-Trail, Zeitstempel, Quellen)
DSGVO-konforme Einwilligung und Löschfristen
Integration in bestehende HR-Systeme (SAP SuccessFactors, Workday, Personio)
Alle Compliance-Dokumente (AVV nach Art. 28 DSGVO, Subprozessoren-Liste, TOMs) findest Du gebündelt unter trust.indicium.ag.
Fazit
2026 wird Fit-and-Proper zum Dauerthema. Institute, die jetzt auf laufende, automatisierte Prozesse umstellen, sparen Bußgeld-Risiko und Personalkosten. Sprich mit uns über Deine Umsetzung.
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