Datenschutzerklärung
Indicium Technologies GmbH
Der Schutz personenbezogener Daten und der verantwortungsvolle Umgang mit Informationen, die Sie uns anvertrauen, sind uns ein wichtiges und besonderes Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Indicium Gruppe.
1. Verantwortliche
Wenn Sie mit der Indicium Technolgies GmbH einen Vertrag abgeschlossen oder gegenüber dieser Gesellschaft eine Einwilligung erklärt haben, ist datenschutzrechtlich Verantwortliche die
Indicium Technologies GmbH
Mittelweg 110
D-20149 Hamburg.
Kontakt: 040 / 5936173019
In allen anderen Fällen, in denen Sie Leistungen der Indicium Gruppe direkt und nicht über Ihren Arbeitgeber oder Auftraggeber in Anspruch nehmen, insbesondere bei der allgemeinen Nutzung der Website www.indicium.ag, ist datenschutzrechtlich Verantwortliche die
Indicium Technologies AG
Rothusstraße 21
CH-6331 Hünenberg.
(nachfolgend beide „Indicium“ genannt).
Wir betreiben die Indicium Digital Analyst (IDA) Software („Software“) auch im Auftrag für Unternehmen, die Funktionalitäten der Software nutzen, um Background Checks durchzuführen. Wenn Sie die Software als Beschäftigter oder Dienstleister dieser Unternehmen nutzen, ist Ihr Arbeitgeber bzw. Ihr Auftraggeber datenschutzrechtlich verantwortlich. Bitte informieren Sie sich in diesem Fall über die Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten bei Ihrem Arbeitgeber bzw. Auftraggeber.
2. Datenschutzbeauftragter
Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten von Indicium, Herrn Dipl.-Kfm. Marc Althaus
(DS EXTERN GmbH, Frapanweg 22, D-22589 Hamburg) unter www.dsextern.de/anfragen.
3. Betroffenenrechte
Als Betroffene(r) der Datenverarbeitung durch Indicium haben Sie unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte:
Das Recht auf Bestätigung, ob wir auf Ihre Person bezogene Daten verarbeiten
(Art. 15 DSGVO).
Das Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen
Daten und auf eine Datenkopie (Art. 15 DSGVO)
Das Recht auf Berichtigung für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten unrichtig sind (Art. 16 DSGVO).
Das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO).
Das Recht auf Einschränkung (Sperrung) Deiner personenbezogenen Daten (Art. 18 DSGVO).
Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Im Falle einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO, können Sie außerdem unter den Voraussetzungen des Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die betreffende Verarbeitung erheben. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit und ohne Angaben von Gründen mit Wirkung für die Zukunft
widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO), so können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Sie haben außerdem das Recht, sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden (Art. 77 DSGVO). Wenn Sie Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz bei Indicium haben oder eines Ihrer Betroffenenrechte ausüben möchten, können Sie sich jederzeit unter den oben angegebenen Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
4. Speicherdauer und Löschung Deiner personenbezogenen Daten
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten,
-
sobald ihre Verarbeitung für die in dieser Datenschutzerklärung erläuterten Zwecke nicht mehr erforderlich ist;
-
wenn im Falle Ihres Widerspruchs der Löschung keine zwingenden schutzwürdigen Gründe von Indicium entgegenstehen
(Art. 21 Abs. 1 DSGVO), -
oder im Falle eines Widerrufs einer Einwilligung keine sonstige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.
Wenn und solange einer Löschung gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, beschränken wir die Verarbeitung Ihrer Daten auf diesen Archivierungszweck (so genannte Datensperrung) und löschen Ihre Daten mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Typische Aufbewahrungsfristen nach dem deutschen Handels- und Steuerrecht betragen sechs Jahre zum Jahresende für Geschäftsbriefe (einschließlich E-Mails) und zehn Jahre zum Jahresende für buchhaltungsrelevante Daten.
5. Empfänger personenbezogener Daten
Wir können Ihre personenbezogenen Daten zu den unter den in dieser Datenschutzerklärung erläuterten Zwecken an Dienstleister übermitteln, die wir auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO) mit bestimmten, zweckgebundenen Datenverarbeitungen beauftragen (z.B. Hosting, IT Support).
6. Datentransfers in Drittstaaten
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger in Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumes, insbesondere in die Schweiz und die USA übermitteln. Für die Schweiz und die USA (EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF)) bestehen Angemessenheitsbeschlüsse (Art. 45 DSGVO). Sofern kein Angemessenheitsbeschluss besteht oder ein Angemessenheitsbeschluss keine Anwendung findet (in den USA z.B. wegen fehlender Zertifizierung des Datenimporteurs), vereinbaren wir mit dem Empfänger im Drittstaat die Standardvertragsklauseln (SCC) und gegebenenfalls zusätzlich erforderliche Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzniveaus.
7. Datenverarbeitung bei allgemeiner Nutzung unserer Webseite
Wenn Sie die Indicium Webseite aufrufen, erheben und verarbeiten wir Internetverbindungsdaten (dazu unter a)) sowie bestimmte, im Browser Ihres Endgeräts gespeicherte Telemedien- und Nutzungsdaten (siehe dazu unter b)).
a. Internetverbindungsdaten
Wenn Sie die Indicium Webseiten aufrufen, verarbeiten wir die Internetverbindungsdaten, die Ihr Browser automatisch an unseren Server übermittelt. Bei diesen Daten handelt es sich um Ihre IP-Adresse und weitere Nutzungsdaten (z.B. Datum und Uhrzeit des Aufrufs,
Name der aufgerufenen Seite, übertragene Datenmenge und den anfragenden Provider). Wir benötigen diese Informationen, um Dir die Nutzung unserer Website zu ermöglichen, zum Beispiel durch Anpassung der Website auf die technischen Voraussetzungen Deines Endgeräts.
Bei diesen Internetverbindungsdaten kann es sich auch um personenbezogene Daten handeln. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, die Sicherheit und Nutzbarkeit unserer Website zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).
b. Cookies
Wir verwenden auf der Indicium Webseite Cookies. Cookies sind Textdateien, die zum Browser auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Zu diesen Dateien können nutzerbezogene pseudonyme Daten gespeichert werden. Diese Daten können dann wiederum ausgelesen werden. In bestimmten Fällen ist die Speicherung von Informationen auf Deinem Endgerät oder der Zugriff auf bereits auf Deinem Endgerät
gespeicherten Informationen unbedingt erforderlich, damit wir Ihnen die Software auf unserer Website zur Nutzung zur Verfügung stellen können („Notwendige Cookies“).
Der Zugriff auf Ihr Endgerät erfolgt in diesen Fällen im Anwendungsbereich des deutschen TTDSG auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Ziffer 2 TTDSG. Soweit diese Informationen einen Personenbezug aufweisen und von uns in unseren IT-Systemen
weiterverarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung unserer Website und der Gewährleistung von Datensicherheit (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Wenn Sie bereits auf einer unserer Webseiten registriert sind und die Datenverarbeitung der Erfüllung eines Vertrages dient, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Näherer Informationen zu den von
uns eingesetzten Cookies nebst Zweck und Speicherdauer finden Sie in der Cookie Richtlinie.
8. „Self-Check“ Indicium Digital Analyst (IDA) Software
Sie können als Nutzer die Indicium Digital Analyst (IDA) Software („Software“) im Rahmen eines „Self-Checks“ zu gewerblichen Zwecken mit ihren eigenen Daten testen. Bei der Software handelt es sich um ein Open Source Intelligence Tool (OSINT). Mit der Software werden über den Nutzer Hintergrundprüfungen („Backgroundchecks“) durchgeführt. Der Nutzer gibt zu diesem Zweck seinen Namen, Geburtsdatum und u.U.
weitere Daten aus seinem Lebenslauf in die Software ein. Die Software durchsucht anhand der eingegebenen Nutzerdaten weltweite Quellen im Internet und stellt die hierbei vorgefundenen Erkenntnisse dem Nutzer in einem konsolidierten Report zur Verfügung. Zu den durchsuchten Quellen können dabei insbesondere zählen:
Ergebnisse aus einer allgemeinen Internetrecherche (z.B. mittels Google oder Bing);
Presseveröffentlichungen;
Wirtschaftsauskunfteien (z.B. LexisNexis)
Öffentliche Register (z.B. Handels- und Insolvenzregister);
Staatliche Sanktionslisten der EU, von Mitgliedstaaten der EU und solchen von Drittstaaten (z.B. den USA);
Berufliche soziale Plattformen (z.B. LinkedIn, Xing)
Private soziale Plattformen (z.B. Facebook, Instagram)
Gegenstand der Datenverarbeitung im „Self Check“ können grundsätzlich beliebige personenbezogene Daten des Nutzers sein. Es ist insbesondere nicht ausgeschlossen, dass im Rahmen der Backgroundchecks besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 Abs. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (z.B. im Hinblick auf politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die
Gewerkschaftszugehörigkeit) erhoben und dem Nutzer mittels des Reports bereitgestellt werden könnten, sofern der Nutzer diese im Internet veröffentlicht hat.
Sofern Sie den Self-Check durchführen möchten, müssen Sie sich registrieren. Wir erheben zunächst Ihre E-Mail-Adresse und senden Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink, den Sie anklicken müssen, um die Registrierung abzuschließen; ebenso muss ein 2-Faktor Authentifizierungsmechanismus hinterlegt werden.
Rechtsgrundlage des „Self-Checks“ ist die Ihre Einwilligung als Nutzer (Art. 6. Abs. 1 Buchst. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
9. Registrierung Benutzerkonto
Im Rahmen Ihrer Registrierung für ein Benutzerkonto erheben und verarbeiten wir als Pflichtangaben Ihren Namen, Ihre Unternehmensdaten und die E-Mail Adresse sowie das von Ihnen selbst festgelegte Passwort. Sofern ein Vertrag mit dem Nutzer besteht, ist Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung die Anbahnung und Erfüllung des mit dem Nutzer geschlossenen Nutzungsvertrages (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Wenn Sie die Registrierung als Vertreter, Ansprechpartner oder Mitarbeiter eines Unternehmens sind, welches unser Kunde oder sonstiger Geschäftspartner ist, ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung in diesem Fall unser berechtigtes Interesse an der Anbahnung oder
Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
10. Newsletter und E-Mail-Werbung
Sofern Sie unseren Newsletter empfangen möchten und sich dafür registrieren, erheben wir zunächst Ihre E-Mail-Adresse und senden Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink, den Sie anklicken müssen, um unseren Newsletter zu abonnieren. Wir informieren Sie dann mit dem Newsletter über Produkte und Leistungen der Indicium Gruppe, insbesondere die Indicium Digital Analyst (IDA) Software.
Wir verarbeiten Ihre Daten zu diesem Zweck immer nur aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Ihre Einwilligung zum Newsletter können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Einen Link zur Erklärung des Widerrufs Ihrer Einwilligung zum Newsletter Empfang finden Sie in jeder E-Mail. Kontaktdaten zur Erklärung des Widerrufs finden Sie zudem in Ziffer 1.
11. Kontaktaufnahme / Kontaktformular
Im Rahmen der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular auf der Webseite oder E-Mail) werden ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens und nur im dafür erforderlichen Umfang personenbezogene Daten verarbeitet, insbesondere Name, Vorname, E-Mail, Telefonnummer, Unternehmen und Position. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens sowie die Bewertung, ob es sich um eine professionelle Anfrage handelt. (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
12. Keine automatisierte Einzelfallentscheidung
Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung Ihrer Daten beruhen und die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO).
13. Änderung der Datenschutzerklärung
Neue rechtliche Vorgaben, unternehmerische Entscheidungen oder die technische Entwicklung erfordern ggf. Änderungen in dieser Datenschutzerklärung. Die Datenschutzerklärung wird dann entsprechend angepasst. Die aktuelle Version finden Sie immer auf unserer Webseite.